Clientul nostru, Ewopharma este o companie farmaceutică elvețiană, succesoarea
companiei Leclerc & Co., fondată în 1959 in orasul Schaffhausen din
cantonul cu acelasi nume din Elvetia.
Este reprezentata in 20 tari din Europa Centrala si de Est,
avand peste 350 angajati si atingand o cifra de afaceri in 2017 de 120mil.
Euro.
In Romania, Ewopharma a deschis primul birou de reprezentare
in anul 1992, avand o cifra de afaceri la finalul anului 2017 de 28 mil. Eur si
un numar de 48 de angajati.
Angajații Ewopharma formează o echipă experimentată,
care a învățat la școala elvețiana valorile unui sistem riguros și precis,
atenția la detalii, corectitudinea, tactica pașilormici, dar siguri, dorinta de
dezvoltare profesionala continua.
În cadrul companiei se oferă oportunitatea de
a evolua profesional conform abilităților dovedite, seriozității și dorinței de
dezvoltare.
Scopul postului:
Scopul postului de Business Assistant este să
ofere sprijin Directorului General pentru sarcinile privind agenda zilnica, planificare,
suport in bugetarea anuala a organizatiei locale, monitorizare, comunicare
internă și relații publice. De asemenea, scopul postului este și de a dezvolta și
menține relații excelente cu partenerii de afaceri Ewopharma (interni si externi)
in legatura directa cu Directorul General.
Responsabilități:
- Menține și urmărește agenda Directorului General; programează și gestionează ședințele interne si externe, evenimentele corporate, întalnirile și audiențele pentru Directorul General.
- Asigură legătura dintre Directorul General şi persoanele din cadrul companiei sau din afara acesteia;
- Organizează ședințele bi-anuale naționale și interne locale.
- Asigurară transmiterea documentelor prin fax, email;
- Redactează, corectează, verifică și redactează răspunsuri (atunci cand este solicitat) la corespondența de afaceri necesară desfășurării activităților zilnice, inclusiv scrisorile, comunicatele de presă in conformitate cu cerintele si agenda Directorului General.
- Elaborarează și redactează documentele si situațiile cerute de Directorul General.
- Actualizează bazele de date interne și documentele, verifica completarea corecta a dosarelor de complianta Ewopharma.
- Îl asistă pe Directorul General în pregătirea pentru ședințe prin analizarea, organizarea și verificarea tuturor documentelor care urmează să fie folosite în timpul ședințelor.
- Lucrează îndeaproape cu partenerii de afaceri interni si externi in nume propriu sau in numele Directorului General.
- Monitorizeză și realizează rapoarte săptămanale legate de stadiile în care se află proiectele și timpul estimate pană la finalizarea acestora; participă la managementul general al proiectelor diviziilor din cadrul companiei Ewopharma.
- Răspunde de informarea imediată a persoanelor către care Directorul General transmite informări.
- Se ocupă de apelurile telefonice sau de diferite rapoarte şi cereri sosite pe numele Directorului General;
- Păstrează confidențialitatea tuturor informațiilor, comunicarilor și tututuror datelor la care are acces.
- Planifică și se ocupă de organizarea training-urilor, team-building-urilor si a oricăror alte activități solicitate de Directorul General;
- Organizează deplasarile Directorului General, cum ar fi rezervări hotel/avion etc.
- Înlocuiește temporar Directorul General în activitățile legate de managementul office-ului Ewopharma cand acesta este plecat.
- Poate reprezenta Directorul General la întâlniri atunci când acesta nu este prezent.
Cerințe:
- Minim 3 ani experiență într-o poziție similară;
- Studii superioare finalizate;
- Cunoștințe la nivel avansat de limba engleză, scris și oral;
- Competențe avansate de utilizare Microsoft Office (în special Excel și Word);
- Capacitatea de organizare a timpului, sarcinilor și locului de muncă;
- Capacitatea de a se concentra pe realizarea mai multor sarcini în același timp;
- Respectarea și aplicarea actele normative in vigoare și a contractului colectiv de muncă;
- Abilităţi dezvoltate de comunicare şi de a dezvolta relaţii interpersonale (în limba maternă precum şi într-o limbă de circulaţie internaţională – de preferat engleza);
- Abilitatea de a lucra în mod eficient cu o varietate de o parteneri, abilități de management.
- Permis auto, categoria B.
Profilul psihologic:
- Compatibilitate cu valorile şi cultura organizaţiei.
- Consecvenţă în declaraţii şi acţiuni.
- Centrare pe rezultate.
- Iniţiativă.
- Implicare în muncă.
- Dinamism.
- Abilităţi de organizare.
- Negociere.
- Comunicare.
- Asertivitate.
- Seriozitate şi responsabilitate, motivare şi eficienţă, integritate morală;
- Capacitate de luare a deciziilor;
- Abilităţi de prezentare şi persuasiune.
- Spirit optimist, prezenta si aspect placute.
- Aspiratii pentru dezvoltarea carierei profesionale.
