Business Assistant - Ewopharma (Bucuresti)

Clientul nostru, Ewopharma este o companie farmaceutică elvețiană, succesoarea companiei Leclerc & Co., fondată în 1959 in orasul Schaffhausen din cantonul cu acelasi nume din Elvetia.

Este reprezentata in 20 tari din Europa Centrala si de Est, avand peste 350 angajati si atingand o cifra de afaceri in 2017 de 120mil. Euro.

In Romania, Ewopharma a deschis primul birou de reprezentare in anul 1992, avand o cifra de afaceri la finalul anului 2017 de 28 mil. Eur si un numar de 48 de angajati.

Angajații Ewopharma formează o echipă experimentată, care a învățat la școala elvețiana valorile unui sistem riguros și precis, atenția la detalii, corectitudinea, tactica pașilormici, dar siguri, dorinta de dezvoltare profesionala continua.

În cadrul companiei se oferă oportunitatea de a evolua profesional conform abilităților dovedite, seriozității și dorinței de dezvoltare. 

Scopul postului:

Scopul postului de Business Assistant este să ofere sprijin Directorului General pentru sarcinile privind agenda zilnica, planificare, suport in bugetarea anuala a organizatiei locale, monitorizare, comunicare internă și relații publice. De asemenea, scopul postului este și de a dezvolta și menține relații excelente cu partenerii de afaceri Ewopharma (interni si externi) in legatura directa cu Directorul General.

Responsabilități:

• Menține și urmărește agenda Directorului General; programează și gestionează ședințele interne si externe, evenimentele corporate, întalnirile și  audiențele pentru Directorul General.
• Asigură legătura dintre Directorul General şi  persoanele din cadrul companiei sau din afara acesteia;
• Organizează ședințele bi-anuale naționale și interne locale.
• Asigurară transmiterea documentelor prin fax, email;
• Redactează, corectează, verifică și redactează răspunsuri (atunci cand este solicitat) la corespondența de afaceri necesară desfășurării activităților zilnice, inclusiv scrisorile, comunicatele de presă in conformitate cu cerintele si agenda Directorului General.
• Elaborarează și redactează documentele si situațiile cerute de Directorul General.
• Actualizează bazele de date interne și documentele, verifica completarea corecta a dosarelor de complianta Ewopharma.
• Îl asistă pe Directorul General în pregătirea pentru ședințe prin analizarea, organizarea și verificarea tuturor documentelor care urmează să fie folosite în timpul ședințelor.
• Lucrează îndeaproape cu partenerii de afaceri interni si externi in nume propriu sau in numele Directorului General.
• Monitorizeză și realizează rapoarte săptămanale legate de stadiile în care se află proiectele și timpul estimate pană la finalizarea acestora; participă la managementul general al proiectelor diviziilor din cadrul companiei Ewopharma.
• Răspunde de informarea imediată a persoanelor către care Directorul General transmite informări.
• Se ocupă de apelurile telefonice sau de diferite rapoarte şi cereri sosite pe numele Directorului General;
• Păstrează confidențialitatea tuturor informațiilor, comunicarilor și tututuror datelor la care are acces.
• Planifică și se ocupă de organizarea training-urilor, team-building-urilor si a oricăror alte activități solicitate de Directorul General;
• Organizează deplasarile Directorului General, cum ar fi rezervări hotel/avion etc.
• Înlocuiește temporar Directorul General în activitățile legate de managementul office-ului Ewopharma cand acesta este plecat.
• Poate reprezenta Directorul General la întâlniri atunci când acesta nu este prezent.

Cerințe:

• Minim 3 ani experiență într-o poziție similară;
• Studii superioare finalizate;
• Cunoștințe la nivel avansat de limba engleză, scris și oral;
• Competențe avansate de utilizare Microsoft Office (în special Excel și Word);
• Capacitatea de organizare a timpului, sarcinilor și locului de muncă;
• Capacitatea de a se concentra pe realizarea mai multor sarcini în același timp;
• Respectarea și aplicarea actele normative in vigoare și a contractului colectiv de muncă;
• Abilităţi dezvoltate de comunicare şi de a dezvolta relaţii interpersonale (în limba maternă precum şi într-o limbă de circulaţie internaţională – de preferat engleza);
• Abilitatea de a lucra în mod eficient cu o varietate de o parteneri, abilități de management.
• Permis auto, categoria B.

Profilul psihologic:

• Compatibilitate cu valorile şi cultura organizaţiei.
• Consecvenţă în declaraţii şi acţiuni.
• Centrare pe rezultate.
• Iniţiativă.
• Implicare în muncă.
• Dinamism.
• Abilităţi de organizare.
• Negociere.
• Comunicare.
• Asertivitate.
• Seriozitate şi responsabilitate, motivare şi eficienţă, integritate morală;
• Capacitate de luare a deciziilor;
• Abilităţi de prezentare şi persuasiune.
• Spirit optimist, prezenta si aspect placute.
• Aspiratii pentru dezvoltarea carierei profesionale.

 Așteptăm cu interes cv-ul dumneavoastră la adresa: iuliana.gheorghita@mentors.ro